He escuchado en alguna empresa que tiene por cliente a una oficina pública decir que elaboran oficios. Aplican el término para cualquier tipo de comunicación, pero en especial para los dirigidos a la oficina pública. Desde luego eso es imposible. Los oficios son comunicaciones oficiales que emite una autoridad (en México, de cualquier de los Poderes y ámbitos de competencia ejecutiva). Por ello, abordo hoy este tipo de documentos.
El término oficio se debe al tamaño del papel, que entonces solo era usado por las oficinas públicas, en particular el área jurídica. De ahí pasó a designar las comunicaciones oficiales. En un documento emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público hace ya más de 50 años, definía la forma en que la autoridad debía comunicarse con la ciudadanía. A ese documento los llamó oficios. Entonces, la comunicación de oficina pública pasó a llamarse oficio formalmente.
La SHCP definió las formas, acorde con la ley, que debía guardar esas comunicaciones. Su normativa hablaba de un trato atento y respetuoso hacia el ciudadano, como lo marca la Constitución. Sin embargo, los abogados de entonces –caracterizados por formas ampulosas y rebuscadas de redactar– hicieron de oficio un documento retorcido, con palabras de más, con términos extraños, poco comunes, para el ciudadano y florituras totalmente innecesarias. Así, hasta hoy día la mayoría de los oficios del sector Público son incomprensibles en una primera lectura para la ciudadanía. Entonces la notificación es ineficiente, pues cumple con la obligación de emitirse, pero no con el propósito de comunicar (la palabra comunicación tiene como propósito hacer común un tema, pero algunos textos están tan complejamente redactados y con palabras tan tortuosas, que ni el propio redactor a veces sabe lo que dijo).
Por ello, lo que la empresa emite solo cartas comerciales. Y, en última instancia, documentos al comunicarse con la autoridad. Desde luego, nunca emite un oficio.
Recuerdo una empresa de grandes Conectores (asentada en Toluca), proveedora de la Comisión Federal de Electricidad, hace ya varios años me contrató para que enseñara a su personal a escribir como lo hacen en esa dependencia… para poder manejar el mismo idioma. Les quedó claro que sus documentos no eran oficios, pero, desde luego, tenían la misma tortuosidad.
El memorando es un documento interno de cualquier organismo, público o privado. Originalmente, la palabra memorándum se refiere a un recordatorio. Sin embargo, en la actualidad se usan para sustentar o documentar (tan solicitado ahora por los sistemas ISO) los procedimientos administrativos internos.
La palabra memorándum, que es la de uso más popular, es un arcaísmo; es decir, es un palabra muy vieja. Por ello, las Academias de la lengua recomiendan usar el término moderno memorando.
Además, tiene otro problema, como es idéntica (con excepción de la tilde) a la forma latina, no tiene plural. Ello provoca errores ortográficos. La forma de pluralizar es solo con el artículo (los memorándum), por ello se recomida la forma moderna, que se pluraliza igual que cualquier otra palabra en español: el memorando y los memorandos.
