Por: Diego Armando Villegas Ramírez
Están los cuidadosos y hasta obsesivos que llevan siempre su libreta o agenda para anotar todo; están los tecnológicos que todo registran en sus teléfonos inteligentes, se la pasan mandando correos electrónicos, toman fotos y comparten información digital; y después están los organizados o desorganizados a la antigua, que son aquellos que tapizan su escritorio y computadoras con papelitos que les recuerdan los pendientes, quieren tener toda la información a la mano, se llenan de documentos impresos y cuando buscan algún dato tienen que echarse un clavado a sus archivos.
Cada quien tiene un método personalizado de trabajar y organizarse, pero sabemos en realidad ¿qué hacemos en nuestra jornada de trabajo? México no ha migrado al trabajo por resultados y laboramos bajo un horario establecido, así que el tiempo es único y preciso, tenemos que administrarlo adecuadamente, no lo debemos guardar ni almacenar, sin embargo lo que sí podemos hacer es buscar las formas adecuadas de aprovecharlo sin caer en el engaño de que ahorramos tiempo al realizar tareas más rápidas cuando en realidad encontramos otras maneras de desperdiciarlo.
La mayoría de las personas obtiene una gran satisfacción de un día de trabajo bien hecho, el sistema para administrar el tiempo siempre será nuestra propia disciplina, de manera que gastar tiempo es poner en práctica malos hábitos, por lo que debemos eliminar esas malas rutinas y reforzar las buenas.
¿Cómo mejorar nuestra actividad laboral? La respuesta general es: “trabajar más horas”. El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo, entre más horas trabajemos el juicio es menos claro y la resolución de problemas conlleva mayor tiempo. La solución es enfocarse primero en los aspectos más importantes, con la seguridad de que siempre habrá tiempo suficiente para la actividad que realmente es necesario hacer.
Matriz de Administración del Tiempo
El mal manejo de nuestro tiempo y disponer inadecuadamente del tiempo de los demás en la oficina provoca diferencias personales, de grupo y equipos, mermando la eficiencia y eficacia de los mismos; la inefectividad de un equipo se ve afectado por el clima laboral que si es de atmósfera indiferente y aburrida genera tensión, discusiones e incumplimiento de objetivos.
Para generar un clima laboral idóneo y una buena cultura organizacional tenemos que escuchar activamente antes de convencer con un mensaje o presentar ideas, por eso es necesario escuchar y observar lo que pasa en nuestro entorno laboral, además de ser transparentes invitando al diálogo y con él, a la resolución de conflictos, además de la puesta en común de ideas en un ambiente motivador, adecuado y positivo. Es importante incentivar la comunicación interna y entre compañeros para que vaya más allá del intercambio de correos e informes logrando un intercambio de impresiones que enriquezcan la forma de trabajar.
Tenemos que integrar equipos de trabajo que busquen soluciones y no excusas; que asuman su responsabilidad y no traten de traspasarla a otra persona. Cuando se trabaja en equipo todo es más fácil y crea mejores ideas; el trabajo colaborativo logra mayores resultados, el ambiente es más positivo y se concede una sinergia para lograr metas en común. La unión nos mejora cada día. Tenemos que conocer a nuestros compañeros, sus fortalezas y debilidades para tener un desempeño con responsabilidad individual y colectiva. Un verdadero ejemplo del trabajo colaborativo y en equipo son las hormigas, animales que viven en comunidad. Las hormigas son trabajadoras, cooperativas, pacientes y perseverantes; una hormiga es capaz de llevar una hoja por kilómetros para ayudar a su comunidad si es necesario. Las hormigas trabajan con un fin común, nunca anteponen su propio beneficio al de la comunidad y no se dan por vencidas fácilmente. Si las hormigas fueran personas, serían las más exitosas.
Ordena tus actividades e intenta cumplir con el horario establecido, no esperes que otros hagan las cosas por ti. Planea, elige el lugar, sé puntual, crea lista de tareas y prioriza las actividades estableciendo objetivos. Aprende a manejar eficazmente las interrupciones, elimina los hábitos de trabajo poco eficientes y delega eficazmente.
La actitud es un reflejo de liderazgo, no hay trabajo perfecto, incluso en muchas ocasiones, este nos puede tumbar. El margen para un error es pequeño, pero no podemos tener miedo de fallar, debemos tomar la decisión de lo que se tiene que hacer y cómo se va a lograr.
